In diesem Blogartikel erfahren Sie wie erfolgreiche Mediation in komplexen Projekten aussehen kann: Diese online Mediation rettete den Projekterfolg, brachte wertvolle Arbeitsbeziehungen wieder in einen produktiven Gleichklang und sparte jede Menge Geld. Das alles, ohne dabei viel Geld und Zeit investieren zu müssen.

Inhalt

Sturmwarnung im Projekt: Versprechen gebrochen und niemand hat es kommen sehen

Vielleicht kennen Sie das aus Projekten?

Diesen Moment, wenn Sie von den Entwicklungen überrascht werden und Sie sich plötzlich vor einer neuen Realität wieder finden: In einem Augenblick ist noch Flaute und beim nächsten Wimpernschlag befinden Sie sich im Auge des Orkans.
So ging es auch dem Management-Team eines Unternehmensbereichs in diesem Praxisfall.

Das unternehmensweite agile Großprojekt sollte die Firma einen riesigen Schritt in der Digitalisierung der gesamten Prozesskette nach vorne bringen…

Nur drei Monate vor Projektende stellte das Management-Team jedoch fest, dass der Projektfortschritt in ihrem Teilprojekt weit hinter dem erwarteten Projektziel zurückgeblieben war.

Der Orkan, der jetzt ins Haus stand, das war in diesem Fall eine Kombination aus einem

  • drohenden Reputationsschaden, weil treue Kunden von heute auf morgen einen herben Rückfall in der Servicequalität hätten hinnehmen müssen,
  • unternehmerischen Schaden, weil Kosteneinsparungen von rund 100.000 EUR pro Jahr erst mit Verzögerung realisiert werden konnten,
  • organisatorischen Schaden, weil ein erheblicher Mehraufwand auf die Mitarbeiter des Bereichs zu rollte.

Die Eskalationsspirale oder: Der Rettungsversuch auf eigene Faust

In einem Versuch selbst noch Herr der Lage zu werden und das Projekt wieder in ruhigere Fahrwasser zu lenken, wurden mehr und mehr Führungskräfte aus dem Bereich ins Projekt geschickt. Stichwort: Enge Überwachung durch Führungskräfte. Die berühmte kurze Führungsleine.

Daneben begannen Schuldzuweisungen und die Beweissicherung. Jeder wollte im Zweifel den Beweis antreten können:

„Ja, also ich habe ja nichts gewusst. Da drüben müsstet ihr mal nachsehen.“

In dieser Atmosphäre war an eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen Linie und Projekt nicht mehr zu denken. Doch sie wäre nötiger denn je…

Alle Rettungsmaßnahmen sind gescheitert: Der Weg für Neues wird frei

Wenige Wochen später stand für das Management-Team fest: Wir sind bei Orkanstärke vor der Hafeneinfahrt und wenn wir jetzt keinen Lotsen an Bord holen, werden wir an der Hafenmauer zerschellen.

Das Hafenrestaurant war schon voll besetzt, um das Spektakel zu sehen.
Die Blöße wollte sich niemand geben.

Nichtsdestotrotz gab es große Zweifel an einer Mediation:

  • Die Zeit zum Reden war vorbei: Geredet hatte man das ganze Jahr und glänzende PowerPoint-Slides gesehen,
  • Termine über Termine gehabt, in denen jeder nickte und doch unklar blieb, wer was tun würde
  • Diskussionen geführt, die verzettelt waren und die den Kern nicht trafen
    Insgeheim standen die Zeichen auf weitere Eskalation. Immer weiter die Hierarchieebenen nach oben.

Dennoch gab das Management-Team der Mediation eine Chance. Welche? Das erfahren Sie jetzt.

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Ein Mediationsprozess wie ein Maßanzug

Hier war der Deal:

Es gibt nur eine Online-Mediationssitzung, an der alle 10 beteiligten Parteien teilnehmen. Sie durfte maximal 2 Stunden dauern. Ergänzende und vertrauliche Einzelgespräche zur Vorbereitung der Online-Sitzung waren okay.

Sie mögen denken: Wie soll das denn bitte gehen?

Ich dachte: Eine anspruchsvolle Herausforderung.

Und genau dafür steht in meinen Augen Mediation auch: Individuelle Lösungsprozesse zu designen, die den Anforderungen der Kunden gerecht werden. Keine starre Prozessordnung, kein „das haben wir schon immer so gemacht“ und auch kein „das haben wir noch nie so gemacht.“

Ich habe es genauso gemacht, wie der Prozess am wertvollsten für meine Kunden war. Wie? Das erfahren Sie jetzt.

Und Action: Ablauf der Mediation

Die Basis für den Mediationserfolg waren vertrauliche Einzelgespräche von 30 bis 60 Minuten mit jeder Partei.

In den Gesprächen ging es um die Sichtweise auf den bisherigen Konflikt und die Interessen jedes Einzelnen. Und am Ende haben wir festgelegt, welche Inhalte wie in das Online-Meeting eingebacht werden durften.

Darüber hinaus spielten die Einzelgespräche beim Vertrauensaufbau und Klärung von individuellen Fragen die entscheidende Rolle.

In dem Online-Meeting, an dem alle 10 Parteien teilnahmen, ging es dann darum, die wesentlichen und freigegebenen Ergebnisse der Einzelgespräche vorzustellen und Ergänzungen zu ermöglichen.

Anschließend in die Lösungsfindung einzusteigen: Also welche Lösungsoptionen konnten sich die Parteien in einem kreativen Prozess vorstellen, um ihren Interessen bestmöglich gerecht zu werden.

Am Ende der 2 Stunden waren die Parteien in der Lage Lösungsoptionen auszuwählen, die ihnen am wertvollsten erschienen. In diesem Fall hatte sich herausgestellt, dass

  • die Aufgaben und Verantwortlichkeiten klarer verteilt werden mussten,
  • eine bessere Kommunikation zwischen Projekt und Linie etabliert werden musste,
  • mehr Entwicklungsunterstützung vom Projektteam erforderlich war.

Nach dieser Grundsatzeinigungen erarbeiteten kleine Arbeitsgruppen die konkrete Ausgestaltung stellten diese nur eine Woche später in der Gruppe vor. Dann ohne mich als Mediator. Und es funktioniert.

Gemeinsame Lösungsstrategie klingt ganz nett.

Doch als Führungskraft und Projektleiter wollen Sie wissen: Ja, wie hat es denn dem Projekt und dem Unternehmen genutzt?

Fazit: Mit Mediation in Projekten Geld sparen und die Mannschaft stärken; der nächste Sturm kommt bestimmt

  • Bis zum ursprünglichen Go-Live wurden die wichtigsten Funktionen der neuen Software umgesetzt. Weitere wesentliche Funktionen wurden innerhalb von drei Monaten nachgeliefert. Das war zum Zeitpunkt der Mediation völlig undenkbar.
  • Die jährlichen Einsparungen von rund 100.000 EUR, die durch das Projekt erzielt werden sollten, konnten mit einer Verzögerung von nur 2 Monaten realisiert werden.
  • Ein Konflikt, der das Unternehmen bis dahin geschätzte 30.000 EUR (Arbeitszeit, Produktivitätsverluste, Projektbudget) gekostet hatte wurde vor dem Entstehen weiterer Kosten dauerhaft beendet.
  • Die Zusammenarbeit im Projektteam und mit der Linie sowohl auf operativer Ebene als auch auf Führungsebene wurde nachhaltig gestärkt. Dies wirkte sich auch auf spätere Projektphasen aus.

Titelbild: istock.com/LanaStock

Wer schreibt hier?

Henning Landers, Wirtschaftsmediator. Mediationen und Konfliktberatung.

Hallo, ich bin Henning Landers, Wirtschaftsmediator (IHK) und Experte für nachhaltiges Konfliktmanagement.

In meinem Blog dreht sich alles um Wirtschaftsmediation, Konfliktmanagement und Kommunikation. Hier lernen Sie erprobtes Wissen zur praktischen Anwendung im Business kennen.

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