Jedes zweite Unternehmen verbrennt jährlich unbemerkt 50.000 EUR. Und es kommt noch schlimmer: In jedem zehnten Unternehmen verrauchen auf diese Weise sogar 500.000 EUR pro Jahr. Wahnsinn. Warum ist das so? Konflikte verzögern Projekte oder lassen diese sogar ganz scheitern. Das hat KPMG herausgefunden.

Sie können jetzt den Kopf in den Sand stecken und hoffen, dass Sie und Ihr Unternehmen nicht dazu gehören. Oder Sie erkennen Konflikte bereits früh und schaffen Lösungen, die wirken. Damit sparen Sie bares Geld und werden gefragter Projektleiter.

Erfahren Sie in diesem Blogartikel, wie das geht.

Inhalt

So ziehen Konflikte Ihr Projekt herunter

Schon 2008 zeigte KPMG in einer viel beachteten Konfliktkostenstudie, dass in Folge von Konflikten verschleppte und gescheiterte Projekte in Industrieunternehmen ordentlich zu Buche schlagen: Bei jedem zweiten Unternehmen mit 50.000 EUR pro Jahr und bei jedem zehnten sogar mit über 500.000 EUR pro Jahr. Wow.

Eine weitere Studie unter IT-Entscheidern in Großunternehmen in der DACH-Region, UK und Nordamerika war genauso ernüchternd: Mehr als zwei Drittel der Befragten hatte das Scheitern mindestens eines geschäftskritischen IT-Projektes erlebt. Rund die Hälfte der Befragten sogar mehr als nur einmal.

Wie viele solcher Projekte haben Sie schon erlebt? Und was waren die Konfliktfolgen fürs Projektteam?

Kommt es zu einem Konflikt im Projekt, der seine Kreise zieht, passiert folgendes: Projektmitarbeitende wissen nicht mehr was Sache ist und wo es lang geht. Das wirkt sich sowohl auf die Kommunikation als auch die Kooperation aus. Kurz: Das Projektteam spielt nicht mehr als Mannschaft.

Die Teammitglieder des Projekts sind angespannt. Sie fühlen sich unter Druck gesetzt. Dadurch steigen Unzufriedenheit und Unproduktivität. Ein Teufelskreis und er setzt sich fort: Kreativität, Motivation und Lösungsdenken, die es jetzt eigentlich bräuchte, werden blockiert. Das führt zu neuer Frustration und die Eskalation steigt. Mehr noch: Sie infiziert langsam immer mehr Projektmitarbeitende. Die Eskalation steigt weiter.

Erfahren Sie daher im nächsten Abschnitt, an welchen Anzeichen Sie Konflikte so früh wie möglich erkennen.

Daran erkennen Sie Konflikte im Projekt schon früh

Heftige und mit mächtigen Emotionen geführte Gespräche. Da weiß jeder: Ohh, hier liegt ein Konflikt in der Luft. Es könnte ungemütlich werden.
Doch auch bevor der Konflikt diese Stufe erklommen hat, gibt es Anzeichen für keimende Konflikte. Wenn Sie diese Anzeichen zielsicher erkennen, können Sie die Flammen im Keim ersticken. So sparen Sie sich Zeit, Geld und Kraft für die Konfliktlösung.
Auf der verbalen Ebene können diese Anzeichen folgendes sein:

  • noch freundlich gemeinte Seitenhiebe
  • Genereller oder häufiger Widerspruch
  • Destruktive Kritik
  • Abfällige, verletzende oder herablassende Bemerkungen
  • Auflaufen lassen, querschießen oder sabotieren
  • Grundsätzliche Zweifel
  • Sturheit
  • Rechthaberisches Verhalten
  • Aufbauschen von (kleinen) Problemen
  • Auffällige Stille, bzw. leiser oder zögerlicher Tonfall

Auf der nonverbale Ebene, sollten Sie auf folgende Anzeichen achten.

  • Gestik, Mimik (ablehnende Körpersprache)
  • Schweigen oder Desinteresse
  • Formalismus
  • Zurückhalten von Informationen
  • Kein Feedback
  • Kontaktvermeidung und Wegbleiben von Besprechungen
  • Häufiges Zuspätkommen, Fehlen oder Krankheit
  • Nachlässigkeit / mangelnde Sorgfalt
  • Ungeduld

Jetzt sind Sie als (Teil-)Projektleiter oder Product Owner gefragt. Je früher Sie die Anzeichen erkennen und gegensteuern, desto weniger Kraft, Zeit und Geld müssen Sie investieren. In vielen Fällen kommen Sie mit Ihren Bordwerkzeugen schon relativ weit.

Wenn Sie Ihre Bordwerkzeuge in puncto Konfliktlösung erweitern wollen, dann finden Sie hier 5 wirkungsvolle Konflikt-Hacks. Wie Sie Missverständnis schnell und wirkungsvoll aus der Welt räumen könne, lesen Sie in meiner Anleitung zur LEAF-Methode.

Doch manchmal reicht der eigene Werkzeugkasten einfach nicht aus.

6 Anzeichen, die Ihnen verraten: Jetzt brauche ich Unterstützung

Sie haben schon echt einiges probiert, um Lösungen tu finden? Und trotzdem merken Sie, dass

  • An Ihnen und Ihren Aussagen gezweifelt wird,
  • Sie selbst Teil des Konflikts sind,
  • Sie eine Entscheidung über Lösungen nicht allein treffen können,
  • Sie Rücksicht auf andere im Projekt oder in der Linie nehmen müssen,
  • Sie mit der Konfliktlösung allein gelassen werden, oder
  • Ihr Projekt kurz vor dem Scheitern steht.

Sie fragen sich, was kann jetzt noch helfen?

Die Antwort: Wirtschaftsmediation. Warum? Weil ein Machtwort durch einen Auftraggeber oder eine höhere Hierarchieebene immer einen Preis mit sich bringt: Vertrauen wird zerstört. Die Basis für Zusammenarbeit wird entzogen. Mindestens eine Partei verliert. Kurz: Keine guten Aussichten für Ihr weiteres Projekt.

Das umgehen Sie mit Wirtschaftsmediation.

Mit Wirtschaftsmediation im Projekt finden Sie Konfliktlösungen und verbessern zeitgleich die Arbeitsfähigkeit des Teams.

Damit stehen Sie als Projektleitender wieder gut da: Jetzt können Sie Budget und Zeit wieder voll investieren in Projektziele und Qualitätsvorgaben.

Wie das geht, erfahren Sie jetzt.

Wie funktioniert Mediation in Projekten?

Bei Konflikten im Projekt geht alles kreuz und quer, das haben Sie bereits gemerkt. Das abgestimmte Uhrwerk kommt aus dem Takt.

Jetzt brauchen Sie verbindliche Verabredungen, die praxistauglich für den Projektalltag sind. Außerdem wollen Sie neuen Konflikten effektiv vorbeugen und die Konfliktkultur verbessern.

Genau hier setzt Mediation an.

Mediatoren schaffen einen vertraulichen Rahmen, sodass Sie hinter scheinbar unvereinbare Positionen schauen können: Was sind die Interessen und Bedürfnisse aller Beteiligten? Welche Verhaltens- und Kommunikationsmuster haben Sie im Projekt und wo hakt es?

Das ist die Basis für einen Perspektivenwechsel. Nun können Sie in den Lösungsprozess starten, um im Team wieder konstruktiv miteinander zu arbeiten.

Das sind die 5 Schritte, die Sie brauchen, um wieder auf die Erfolgsspur zurückzukehren.
Wollen Sie Change Prozesse erfolgreich zum Ende bringen? Anleitung dazu gefällig? Dann lesen Sie meine Anleitung: Erfolg mit Wirtschaftsmediation in Change Prozessen – Eine Anleitung

Klassische Projekte und Mediation geht das?

Klassische Projekte sind hierarchisch aufgebaut. Auftraggeber, Projektleiter, Teilprojektleiter, Arbeitspaketverantwortliche und Projektteams so sieht die Kaskade häufig aus.

Und Konfliktlösung in diesen Projekten ist ebenso klassisch:

Völlig außer sich berichtet die IT-Teilprojektleiterin Sandra, dass der Go-Live der neuen SAP-Schnittstelle gefährdet ist.
Projektleiter Karl fragt alarmiert nach: „Ja und warum ist das so?“
„Weil die im Teilprojekt HR-Daten es nicht auf die Reihe kriegen Ihre Anforderungen festzulegen. Ständig gibt es Änderungen. Wir brauchen endlich Anforderungen, und zwar definitv bis nächsten Freitag.“

Karl entscheidet, gibt die Entscheidung an Martin, seinen Teilprojektleiter HR-Daten. Dieser erzählt, was er verstanden hat seinen Arbeitspaketverantwortlichen und diese ihre Version an die Teams. Wieder ein Klassiker. Diesmal: Stille Post.

Von den Herausforderungen im Teilprojekt HR-Daten bekommt Karl nichts mit. Er denkt: Jetzt läuft es endlich, denn es herrscht zunächst mal Ruhe.

Bis es kurz vor der Deadline wieder hoch kocht. Jetzt kommen die Herausforderungen im HR-Daten-Team zu Tage: Schlüsselressourcen sind überlastet. Linienaufgaben werden höher priorisiert, das Projekt läuft so nebenbei.

Die Deadline kann nicht gehalten werden, Karls Projekt verzögert sich, die Kosten steigen: Die Führungsriege des Projekts muss umplanen, fest gebuchte Externe können nicht wie geplant arbeiten, Alt-Systeme müssen weiter betrieben werden. Ganz zu schweigen von der Frustration, die sich in Linie und Projekt breit macht und die Produktivität sinken lässt.

Kennen Sie diese Art der vermeintlichen Konfliktlösung?

Wirtschaftsmediation setzt genau an den Schwachstellen konventioneller Konfliktlösung an: Neutrale Wirtschaftsmediatoren bringen alle Stakeholder an einen Tisch, die es braucht, um Entscheidungen zu treffen.

Alle Stakeholder können Ihre Sichtweise äußern. Diese mögen unterschiedlich sein und manchmal vielleicht auch unbequem, aber jetzt liegen alle Karten auf dem Tisch. Außerdem gelingt es durch das Zuhören und Anerkennen der unterschiedlichen Sichtweisen wieder ein Teamgefüge und Wir-Gefühl zu erzeugen.

Dadurch erhalten Sie von Anfang an ein komplettes Bild der Lage. Sie verstehen genau wo und warum es hakt. Und viel wichtiger: Sie finden heraus, was getan werden muss, damit es künftig wieder rund läuft.

Mit allen Beteiligten werden spezifische, messbare, erreichbare und klar terminierte Lösungen festgezurrt. Hinter ihnen versammelt sich wieder eine motivierte Projektmannschaft, die das Projektziel erreichen will.

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Warum Mediation das perfekte Match für agile Projekte ist

Vielleicht merken auch Sie in Ihrem Unternehmen: Agil ist das neue klassisch.
Immer mehr Projekte werden agil aufgesetzt. Das gilt für IT-Vorhaben sowieso aber auch für immer mehr Fach-Projekte.

Das Scrum-Framework bietet mit seinen Werten und Prinzipien einen Rahmen, um komplexe und unbekannte Aufgaben zu lösen. Und zwar schneller und besser, als es der klassische Projektansatz kann.

Wichtige Erfolgsfaktoren dabei sind

  • der Austausch von Angesicht zu Angesicht,
  • das regelmäßige Feedback sowie
  • ein Umfeld, das Vertrauen und Unterstützung gibt, um die Projektaufgaben zu erledigen.

Das heißt aber nicht, dass agile Projekte vollkommen konfliktfrei funktionieren.
Meine Erfahrung in agilen Projekten hat gezeigt: Konflikte gibt es sowohl innerhalb des Scrum-Teams gibt, als auch an Schnittstellen zur klassischen Linienorganisation.

Um Konflikte zu überwinden sowie agile Werte und Prinzipien konsequent zu leben eignet sich Wirtschaftsmediation perfekt.

Mit Wirtschaftsmediation setzen Sie auf den direkten Austausch in Konflikten. Lösungen werden von den Konfliktparteien eigenverantwortlich gefunden.

Wirtschaftsmediation ermöglicht effiziente und effektive Konfliktlösungen. Das Team kann so nahezu ohne Unterbrechung die Arbeit am Projekt-Backlog fortsetzen.

Für Konflikte innerhalb des Projektteams sind Retrospektiven ein guter Platz, um eine Wirtschaftsmediation durchzuführen. Hier geht es sowieso um Feedback und die Fragen: Was lief gut? Wo können wir als Team noch besser werden?

Wirtschaftsmediatoren sind neutral. Im Gegensatz zu Scrum Master stehen Sie außerhalb des Scrum-Teams. Das ist ein wichtiger Vorteil in der Moderation der Konfliktlösung: Sie stehen keiner Partei zu nah.

Auch bei Konflikten zwischen Scrum-Team und anderen Stakeholdern im Unternehmen ist Wirtschaftsmediation der Schlüssel zum Erfolg in der Konfliktlösung: Neutral, vertraulich, zielfokussiert und der geschulte Blick hinter die vordergründigen Positionen. Das hilft, um Vertrauen aufzubauen und verbindliche Lösungen zu finden.

Für Konflikte zwischen Scrum-Team und Stakeholdern außerhalb des Teams bieten sich Mediationsworkshops. Zu diesem werden alle Beteiligten eingeladen.

Titelbild: istock.com/pixelfit

Wer schreibt hier?

Henning Landers, Wirtschaftsmediator. Mediationen und Konfliktberatung.

Hallo, ich bin Henning Landers, Wirtschaftsmediator (IHK) und Experte für nachhaltiges Konfliktmanagement.

In meinem Blog dreht sich alles um Wirtschaftsmediation, Konfliktmanagement und Kommunikation. Hier lernen Sie erprobtes Wissen zur praktischen Anwendung im Business kennen.

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